Ein Gebäude ist keine Vermietung mit mehr Mietern
Vermietungssoftware geht davon aus, dass Einnahmen und Kosten zu einem Objekt mit einem Eigentümer gehören. Eine Wohnungseigentümergemeinschaft hat beides nicht: keine Miete, Dutzende Eigentümer statt einem, und Kosten (Dach, Aufzug, Treppenhaus), die dem ganzen Gebäude gehören und nicht einer Einheit. The Property Tool führt das als eigenen Modus, statt ein Vermietungsmodell zurechtzubiegen.
Gemeinschaftskosten, verteilt wie in der Teilungserklärung
Jeder Eigentümer hält einen Miteigentumsanteil, und jede gemeinschaftliche Ausgabe wird automatisch nach genau diesem Anteil verteilt. Eine Aufzugsreparatur wird so umgelegt wie im letzten Jahr die Dachsanierung, ohne dass eine separate Tabelle bei jeder Rechnung den Verteilerschlüssel nachbaut.
Eine Rücklage, die eine Rücklage bleibt
Geld für künftige größere Maßnahmen muss sichtbar von den laufenden Kosten des Jahres getrennt bleiben, weil die Eigentümer es sehen wollen und weil die Regeln für Wohnungseigentum es in der Regel verlangen. Der Stand der Erhaltungsrücklage wird gesondert geführt, nicht in einer Summe versteckt, die verschleiert, wie viel für die nächste große Reparatur tatsächlich verfügbar ist.
Wo gewöhnliche Vermietungssoftware aufhört
Ein Verwaltungstool rund um Mieter und Mieten hat kein Feld für Miteigentumsanteile und keinen Begriff von Kosten, die dem Gebäude gehören statt einer Einheit. Verwaltungen, die Wohnungseigentümergemeinschaften mit solcher Software führen, halten Anteilstabelle, Verteilungsrechnung und Rücklage am Ende in einer parallelen Tabelle, genau der manuelle Abgleich, den der Rest dieser Plattform beseitigen soll.
Hier ist ein Gebäude ein eigener Modus: Einheiten mit ihren Anteilen, Eigentümer, Verteilerschlüssel, Rücklagen, Eigentümerversammlungen und Verträge, im selben Konto wie etwaige Vermietungsbestände. Die Eigentümeraufteilung ist der Mechanismus darunter, ob es um eine 60/40 geteilte Wohnung oder ein Haus mit vierzig Einheiten geht.
Verteilerschlüssel statt eines Prozentsatzes
Ein Gebäude verteilt selten jede Ausgabe gleich. Der allgemeine Schlüssel folgt den Miteigentumsanteilen aus der Teilungserklärung, aber der Aufzug wird vielleicht nur von den Etagen getragen, die er bedient, die Heizung nach Verbrauch oder Fläche und die Garagenanlage nur von den Garageneigentümern. Jede Ausgabe wird ihrem Schlüssel zugeordnet und fällt auf den allgemeinen Schlüssel zurück, wenn keiner gesetzt ist.
Beträge werden centgenau verteilt und ergeben immer die Rechnungssumme, sodass keine Einzelabrechnung um einen Cent abweicht und niemand in der Versammlung eine Rundungsdifferenz erklären muss.
Hausgeld, Zahlungsaufforderungen und Einzelabrechnungen
Eine Wohnungseigentümergemeinschaft nimmt keine Miete ein, sie fordert Hausgeld an. Eigentümer zahlen Vorschüsse für die laufende Bewirtschaftung, dazu ihren Beitrag zur Erhaltungsrücklage, jeweils nach dem richtigen Schlüssel verteilt.
Am Ende der Periode erhält jeder Eigentümer eine Abrechnung, die seinen Anteil an jeder Ausgabe den gezahlten Vorschüssen gegenüberstellt: eine Nachzahlung oder ein Guthaben. Sie entsteht aus demselben Hauptbuch wie die Anforderungen, sodass Abrechnung und Bankkonto keine unterschiedlichen Geschichten erzählen können.
Laufende Mittel und Erhaltungsrücklage, getrennt
Geld für den laufenden Betrieb und Geld für künftige Maßnahmen sind zwei Töpfe mit eigenen Beiträgen und eigenem Stand, nie in einer Zahl vermischt. Eigentümer wollen beide sehen, und eine angemessene Erhaltungsrücklage gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Soll und Ist werden pro Topf berichtet, damit der Verwaltungsbeirat vor der Versammlung sieht, ob die Vorschüsse das Jahr noch decken und ob die Rücklage für das anstehende Dach reicht.
Eigentümerversammlungen und gewichtete Abstimmungen
Das Versammlungsmodul begleitet die Eigentümerversammlung von der Einladung bis zur Niederschrift: die Tagesordnung mit der Mehrheit, die jeder Punkt braucht, Anwesenheit und Vollmachten, und Stimmen, gewichtet nach den Anteilen jedes Eigentümers. Vorgesehen sind einfache Mehrheit, zwei Drittel, vier Fünftel und Einstimmigkeit, Enthaltungen zählen nicht als abgegebene Stimmen.
Die eingebauten Regeln für Beschlussfähigkeit folgen dem belgischen Recht. In Deutschland ist die Versammlung seit der WEG-Reform 2020 immer beschlussfähig, und das Gesetz stimmt nach Köpfen ab, sofern die Gemeinschaftsordnung nichts anderes regelt. Prüfen Sie daher die Gewichtung für Ihre Gemeinschaft. Solange eine Abstimmung offen ist, können Eigentümer im eigenen Portal abstimmen, und das Ergebnis wird laufend berechnet. Die Niederschrift wird aus demselben Vorgang erstellt und beim Gebäude archiviert.
Dienstleister, Verträge und Instandhaltung
Ein Gebäude läuft auf wiederkehrenden Verträgen: Aufzugswartung, Treppenhausreinigung, Versicherung, Heizungswartung. Jeder wird mit Dienstleister, Kosten und Laufzeitende geführt, damit er neu verhandelt wird, bevor er sich stillschweigend verlängert.
Einmalige Maßnahmen laufen über die Instandhaltung: Auftrag, genehmigtes Angebot und Rechnung hängen am Gebäude, und die Kosten werden dem richtigen Topf zugeordnet und nach dem richtigen Schlüssel verteilt.
Was ein Eigentümer wirklich prüfen will
In jedem Haus stellen Eigentümer dieselben Fragen: Was schulde ich, was steht gerade in der Rücklage, was wurde in der letzten Versammlung beschlossen, und darf ich die Rechnung hinter dieser Reparaturzeile sehen? Ein Portal je Eigentümer beantwortet sie, mit den Unterlagen der Gemeinschaft in einem gemeinsamen Archiv, ohne dass der Beirat per E-Mail antworten muss.
WEG-Verwaltung und Mietverwaltung in einem Konto
Viele WEG-Verwalter verwalten auch Mietobjekte, und viele Mietverwalter übernehmen eine Gemeinschaft. Hier stehen beide in einem Konto, pro Organisation zuschaltbar: Ein Haus zu übernehmen heißt kein zweites Abonnement, kein zweiter Zugang und kein zweiter Arbeitsablauf. Den Preis pro Einheit finden Sie auf der Preisseite.
Häufige Fragen
Unterstützt es Eigentümerversammlungen und Abstimmungen?
Ja. Das Versammlungsmodul umfasst Einladung und Tagesordnung, Anwesenheit und Vollmachten, nach Anteilen gewichtete Stimmen mit einfacher Mehrheit, zwei Dritteln, vier Fünfteln oder Einstimmigkeit, Online-Abstimmung im Eigentümerportal und die Niederschrift.
Wie werden Gemeinschaftskosten verteilt?
Über Verteilerschlüssel. Der allgemeine Schlüssel folgt den Miteigentumsanteilen, besondere Schlüssel decken Kosten, die nur einige Einheiten tragen, etwa Aufzug oder Garagen. Jede Ausgabe wird centgenau nach ihrem Schlüssel verteilt.
Sind laufende Mittel und Erhaltungsrücklage getrennt?
Ja. Jeder Topf hat eigene Anforderungen, Beiträge und einen eigenen Stand, und Soll und Ist werden pro Topf berichtet.
Passt es zum deutschen WEG?
Die Abrechnung nach Schlüsseln, die getrennte Rücklage und die Versammlungsorganisation passen. Die eingebaute Beschlussfähigkeitsprüfung folgt belgischem Recht; in Deutschland ist jede Versammlung beschlussfähig, und das Stimmprinzip richtet sich nach Gesetz und Gemeinschaftsordnung.
Können Eigentümer online abstimmen?
Ja, im eigenen Portal, solange die Abstimmung über einen Punkt offen ist.
Kann eine Verwaltung WEG und Mietobjekte im selben Konto führen?
Ja. WEG-Verwaltung steht neben Ferien- und Langzeitvermietung in einem Konto, pro Organisation zuschaltbar.
Bekommen Eigentümer einen eigenen Zugang?
Ja, beschränkt auf ihre Einheit und ihren Anteil: Anforderungen, Abrechnungen, Stand der Rücklage, Versammlungsunterlagen und die Rechnungen hinter Gemeinschaftskosten.
Was kostet es?
0,90 € pro Einheit und Monat, ohne Einrichtungsgebühr. Siehe Preisseite.