Un immeuble n’est pas une location avec plus de locataires
Un logiciel de location suppose que revenus et charges se rattachent à un bien et à un propriétaire. Un immeuble géré par un syndic n’a ni l’un ni l’autre : pas de loyer à encaisser, des dizaines de copropriétaires au lieu d’un seul, et des charges (la toiture, l’ascenseur, la cage d’escalier) qui appartiennent à l’immeuble entier et non à un lot. The Property Tool en fait un mode à part entière au lieu d’étirer un modèle de location pour qu’il s’y adapte.
Des charges communes réparties comme le prévoit l’acte de base
Chaque copropriétaire détient une quote-part de l’immeuble, et chaque charge commune se répartit automatiquement selon cette même quote-part. Une réparation d’ascenseur se répartit comme la réfection de la toiture l’an dernier, sans tableur séparé qui recopie la grille de répartition à chaque facture.
Un fonds de réserve qui reste un fonds de réserve
L’argent mis de côté pour les gros travaux futurs doit rester visiblement séparé des charges courantes de l’année, parce que les copropriétaires veulent le voir et parce que les règles de la copropriété l’exigent en général. Le solde du fonds de réserve est suivi à part, pas fondu dans un seul montant qui masque ce qui est réellement disponible pour la prochaine grosse réparation.
Là où un logiciel de location ordinaire s’arrête
Un outil de gestion pensé autour des locataires et des loyers n’a pas de champ pour les « quotités » et aucune notion d’une charge qui appartient à l’immeuble plutôt qu’à un lot. Les syndics qui gèrent des copropriétés avec ce genre d’outil finissent par tenir le tableau des quotités, les calculs de répartition et le fonds de réserve dans un tableur parallèle, exactement le rapprochement manuel que le reste de la plateforme veut supprimer.
Ici, un immeuble est un mode à part entière : lots et quotités, copropriétaires, clés de répartition, fonds, assemblées générales et contrats, dans le même compte que vos éventuels portefeuilles locatifs. La répartition entre propriétaires est le mécanisme sous-jacent, qu’il s’agisse d’un bien en indivision à 60/40 ou d’un immeuble de quarante lots.
Des clés de répartition, pas un seul pourcentage
Un immeuble répartit rarement toutes ses charges de la même façon. La clé générale suit les quotités de l’acte de base, mais l’ascenseur n’est peut-être partagé que par les étages qu’il dessert, le chauffage selon des compteurs ou la surface, et le bloc de garages par les seuls propriétaires de garages. Chaque dépense est imputée à sa clé et retombe sur la clé générale si aucune n’est indiquée.
Les montants sont répartis au centime près et leur somme égale toujours la facture : aucun décompte n’est décalé d’un centime et personne n’a à expliquer un écart d’arrondi en assemblée générale.
Appels de fonds et décomptes par copropriétaire
Une association de copropriétaires n’encaisse pas de loyers ; elle appelle des fonds. Les copropriétaires versent des provisions par appels périodiques au fonds de roulement, plus leur contribution au fonds de réserve, chacun réparti selon la bonne clé.
En fin de période, chaque copropriétaire reçoit un décompte qui met sa part de chaque dépense en regard des provisions versées : un solde à payer ou un crédit reporté. Il est produit à partir du même grand livre que les appels de fonds, si bien que le décompte et le compte bancaire ne peuvent pas raconter des histoires différentes.
Fonds de roulement et fonds de réserve, séparés
L’argent du fonctionnement courant et l’argent mis de côté pour les travaux futurs forment deux fonds, avec leurs propres contributions et leur propre solde, jamais confondus en un seul chiffre. Les copropriétaires veulent voir les deux, et la loi exige le fonds de réserve. En Belgique, une fois les parties communes âgées de cinq ans, l’association des copropriétaires doit y verser chaque année au moins 5 % du total des charges communes ordinaires de l’exercice précédent, sauf décision contraire de l’assemblée générale à la majorité des quatre cinquièmes (art. 3.86 §3 du Code civil). En France, le fonds de travaux obéit à des règles comparables.
Le budget est comparé au réalisé fonds par fonds, pour que le conseil de copropriété voie avant l’assemblée si les provisions couvrent encore l’exercice et si le fonds de réserve suffira pour la toiture à venir.
Assemblées générales et votes pondérés
Le module de réunions accompagne l’assemblée générale de la convocation au procès-verbal : l’ordre du jour avec la majorité requise pour chaque point, les présences et procurations, le contrôle du quorum sur les quotités présentes, et des votes pondérés selon les quotités de chaque copropriétaire. Les majorités prévues sont la majorité absolue, les deux tiers, les quatre cinquièmes et l’unanimité, et les abstentions ne comptent pas comme voix exprimées, comme le prévoit le Code civil belge.
Le quorum est atteint quand plus de la moitié des copropriétaires sont présents ou représentés et détiennent au moins la moitié des quotités, ou quand les présents détiennent plus des trois quarts des quotités. Tant que le vote est ouvert, les copropriétaires peuvent voter depuis leur propre portail, et le résultat se calcule au fil des voix. Le procès-verbal est rédigé à partir du même dossier et archivé avec l’immeuble.
Fournisseurs, contrats et entretien de l’immeuble
Un immeuble vit de contrats récurrents : entretien de l’ascenseur, nettoyage des communs, assurance, entretien de la chaudière. Chacun est suivi avec son fournisseur, son coût et sa date d’échéance, pour être renégocié avant de se reconduire tacitement.
Les travaux ponctuels passent par la maintenance : l’intervention, le devis approuvé et la facture sont rattachés à l’immeuble, et le coût est imputé au bon fonds et réparti selon la bonne clé.
Ce qu’un copropriétaire veut vraiment vérifier
Dans chaque immeuble, les copropriétaires posent les mêmes questions : combien dois-je, que contient le fonds de réserve aujourd’hui, qu’a décidé la dernière assemblée, et puis-je voir la facture derrière cette ligne de réparation. Un portail par copropriétaire y répond, avec les documents de la copropriété dans une archive commune, sans qu’un membre du conseil doive répondre par e-mail.
Copropriétés et portefeuilles locatifs dans un seul compte
Beaucoup de syndics gèrent aussi de la location, et beaucoup de gestionnaires locatifs reprennent un immeuble. Ici, les deux tiennent dans un seul compte, activés par organisation : reprendre un immeuble ne veut pas dire un deuxième abonnement, un deuxième accès et une deuxième façon de travailler. Le prix par lot figure sur la page des tarifs.
Questions fréquentes
Le logiciel gère-t-il les assemblées générales et les votes ?
Oui. Le module de réunions couvre la convocation et l’ordre du jour, les présences et procurations, le contrôle du quorum, les votes pondérés par quotités à la majorité absolue, aux deux tiers, aux quatre cinquièmes ou à l’unanimité, le vote en ligne depuis le portail du copropriétaire, et le procès-verbal.
Comment les charges communes sont-elles réparties ?
Par clés de répartition. La clé générale suit les quotités de l’acte de base, et des clés particulières couvrent les charges que seuls certains lots partagent, comme un ascenseur ou un bloc de garages. Chaque dépense est répartie au centime près selon sa clé.
Le fonds de roulement et le fonds de réserve sont-ils séparés ?
Oui. Chaque fonds a ses appels, ses contributions et son solde, et le budget est comparé au réalisé fonds par fonds.
Le logiciel suit-il les règles belges de la copropriété ?
Les règles d’assemblée suivent le Code civil belge : le test du quorum, les majorités et les abstentions qui ne comptent pas comme voix exprimées. En France, réglez la majorité de chaque point (articles 24, 25 ou 26) et vérifiez-la au regard de votre règlement de copropriété.
Les copropriétaires peuvent-ils voter en ligne ?
Oui, depuis leur propre portail tant que le vote sur un point est ouvert. Leur voix est pondérée par leurs quotités comme toute autre.
Un cabinet peut-il gérer copropriétés et biens locatifs dans le même compte ?
Oui. Le syndic de copropriété cohabite avec la location saisonnière et la location longue durée dans un seul compte, activé par organisation.
Les copropriétaires ont-ils leur propre accès ?
Oui, limité à leur lot et à leurs quotités : appels de fonds, décomptes, solde du fonds de réserve, documents d’assemblée et factures des charges communes.
Combien cela coûte-t-il ?
0,90 € par lot et par mois, sans frais de mise en place. Voir la page des tarifs.