Un edificio no es un alquiler con más inquilinos
El software de alquiler da por hecho que ingresos y gastos pertenecen a un inmueble con un propietario. Una comunidad de propietarios no tiene ninguna de las dos cosas: no hay renta que cobrar, hay decenas de propietarios en lugar de uno, y los gastos (la cubierta, el ascensor, la escalera) son del edificio entero y no de una vivienda. The Property Tool lo trata como un modo propio en lugar de forzar un modelo de alquiler para que encaje.
Gastos comunes repartidos como dice el título constitutivo
Cada propietario tiene una cuota de participación en el edificio, y cada gasto común se reparte automáticamente según esa misma cuota. Una reparación del ascensor se reparte igual que la reforma de la cubierta el año pasado, sin una hoja de cálculo aparte que rehaga la tabla de cuotas con cada factura.
Un fondo de reserva que sigue siendo un fondo de reserva
El dinero apartado para futuras obras importantes debe quedar visiblemente separado de los gastos corrientes del año, porque los propietarios quieren verlo y porque las normas de la propiedad horizontal suelen exigirlo. El saldo del fondo de reserva se lleva aparte, no dentro de una sola cifra que oculta cuánto hay realmente disponible para la próxima gran reparación.
Donde el software de alquiler normal se queda corto
Una herramienta de gestión pensada para inquilinos y rentas no tiene un campo para la cuota de participación ni la idea de un gasto que pertenece al edificio y no a una vivienda. Los administradores que llevan comunidades con ese software acaban con la tabla de cuotas, los cálculos de reparto y el fondo de reserva en una hoja de cálculo paralela, justo el cuadre manual que el resto de esta plataforma quiere eliminar.
Aquí un edificio es un modo propio: viviendas y locales con sus cuotas, propietarios, coeficientes de reparto, fondos, juntas y contratos, en la misma cuenta que tus posibles carteras de alquiler. El reparto entre propietarios es el mecanismo de fondo, sea una vivienda en copropiedad al 60/40 o un edificio de cuarenta viviendas.
Coeficientes de reparto, no un solo porcentaje
Un edificio rara vez reparte todos los gastos igual. El coeficiente general sigue las cuotas de participación del título constitutivo, pero el ascensor quizá lo pagan solo las plantas a las que sirve, la calefacción según contadores o superficie, y el garaje solo sus propietarios. Cada gasto se imputa a su coeficiente y, si no tiene, al general.
Los importes se reparten al céntimo y siempre suman la factura, así que ninguna liquidación se desvía un céntimo y nadie tiene que explicar un redondeo en la junta.
Derramas, cuotas y liquidaciones por propietario
Una comunidad de propietarios no cobra rentas; emite cuotas. Los propietarios pagan provisiones periódicas para los gastos corrientes, más su aportación al fondo de reserva, cada una repartida según el coeficiente correcto, y derramas cuando hay obras extraordinarias.
Al cierre del periodo cada propietario recibe una liquidación que compara su parte de cada gasto con lo que pagó: un saldo a pagar o un crédito a su favor. Sale del mismo libro que las cuotas, así que la liquidación y la cuenta bancaria no pueden contar historias distintas.
Gastos corrientes y fondo de reserva, separados
El dinero del día a día y el dinero apartado para obras futuras son dos fondos con sus propias aportaciones y su propio saldo, nunca mezclados en una sola cifra. Los propietarios quieren ver ambos, y la ley exige el fondo de reserva: en España, la Ley de Propiedad Horizontal fija una dotación mínima del 10 % del último presupuesto ordinario.
El presupuesto se compara con lo real fondo por fondo, para que el presidente y la junta vean antes de la reunión si las cuotas cubren el ejercicio y si el fondo de reserva bastará para la cubierta que viene.
Juntas de propietarios y votaciones ponderadas
El módulo de reuniones acompaña la junta desde la convocatoria hasta el acta: el orden del día con la mayoría que exige cada punto, asistencia y representaciones, y votos ponderados por la cuota de cada propietario. Hay mayoría absoluta, dos tercios, cuatro quintos y unanimidad, y las abstenciones no cuentan como votos emitidos.
Las reglas de quórum integradas siguen el derecho belga; en España, la junta se constituye en primera convocatoria con la mayoría de propietarios que representen la mayoría de cuotas y en segunda sin quórum, y las mayorías de la LPH (simple, tres quintos, unanimidad) se fijan por punto. Mientras la votación está abierta, los propietarios pueden votar desde su portal y el resultado se calcula a medida que llegan los votos. El acta se redacta desde el mismo expediente y se archiva con el edificio.
Proveedores, contratos y mantenimiento del edificio
Un edificio funciona con contratos periódicos: mantenimiento del ascensor, limpieza de zonas comunes, seguro, revisión de la caldera. Cada uno se sigue con su proveedor, coste y vencimiento, para renegociarlo antes de que se renueve solo.
Las obras puntuales pasan por el mantenimiento: la intervención, el presupuesto aprobado y la factura quedan en el edificio, y el coste se imputa al fondo correcto y se reparte con el coeficiente correcto.
Lo que un propietario quiere comprobar
En cada edificio los propietarios preguntan lo mismo: cuánto debo, cuánto hay ahora en el fondo de reserva, qué se acordó en la última junta y puedo ver la factura de esa reparación. Un portal por propietario responde a todo, con los documentos de la comunidad en un archivo común, sin que el presidente tenga que contestar por correo.
Comunidades y carteras de alquiler en una cuenta
Muchos administradores de fincas también gestionan alquileres, y muchos gestores de alquiler asumen un edificio. Aquí ambos caben en una cuenta, activados por organización: asumir un edificio no significa una segunda suscripción, un segundo acceso y una segunda forma de trabajar. El precio por unidad está en la página de precios.
Preguntas frecuentes
¿Gestiona juntas de propietarios y votaciones?
Sí. El módulo de reuniones cubre convocatoria y orden del día, asistencia y representaciones, votos ponderados por cuota con mayoría absoluta, dos tercios, cuatro quintos o unanimidad, voto online desde el portal del propietario y el acta.
¿Cómo se reparten los gastos comunes?
Con coeficientes de reparto. El general sigue las cuotas del título constitutivo, y los específicos cubren gastos que solo comparten algunas viviendas, como el ascensor o el garaje. Cada gasto se reparte al céntimo según su coeficiente.
¿Gastos corrientes y fondo de reserva van separados?
Sí. Cada fondo tiene sus cuotas, aportaciones y saldo, y el presupuesto se compara con lo real fondo por fondo.
¿Se adapta a la Ley de Propiedad Horizontal?
El reparto por cuotas, el fondo de reserva separado y la organización de juntas sí. La comprobación de quórum integrada sigue el derecho belga; en España fija la mayoría de cada punto según la LPH y tus estatutos.
¿Los propietarios pueden votar online?
Sí, desde su portal mientras la votación de un punto está abierta. Su voto pesa según su cuota.
¿Una administración puede llevar comunidades y alquileres en la misma cuenta?
Sí. La administración de comunidades convive con el alquiler vacacional y el de larga duración en una cuenta, activada por organización.
¿Cada propietario tiene su propio acceso?
Sí, limitado a su vivienda y su cuota: cuotas emitidas, liquidaciones, saldo del fondo de reserva, documentos de la junta y facturas de los gastos comunes.
¿Cuánto cuesta?
0,90 € por unidad y mes, sin coste de alta. Ver la página de precios.