Software gebaut für ein Unternehmen, nicht für einen einzelnen Eigentümer
Die meisten Hausverwaltungsprogramme gehen von einem einzelnen Vermieter mit einer Handvoll Einheiten aus und wachsen von dort aus. Ein Hausverwaltungsunternehmen funktioniert von Anfang an anders — mehrere Eigentümer, mehrere Immobilien pro Eigentümer und ein Team, das sich auf Vermietung, Wartung und Buchhaltung verteilt. The Property Tool ist um diese Struktur herum gebaut, statt sie als Sonderfall zu behandeln.
Jede Immobilie, jeder Eigentümer, ein System
Die Kernaufgabe eines Verwaltungsunternehmens ist es, viele Eigentümer über viele Immobilien auf dem Laufenden zu halten, ohne dass jedes Update zu einem Anruf oder einer Tabellenänderung wird. Immobilien, Eigentümer, Mieter, Aufgaben und Abrechnungen leben in einem System, sodass eine Änderung an einer Stelle — eine Buchung, eine Wartungsanfrage, ein Mietvertrag — überall dort erscheint, wo sie gebraucht wird, für jeden, der nachsieht.
Ein Team, das wachsen kann, ohne dass das System zusammenbricht
Die Einstellung eines neuen Property Managers, eines Wartungskoordinators oder einer Buchhaltungskraft sollte nicht bedeuten, dass Sie neu aufbauen müssen, wie Arbeit zugewiesen und verfolgt wird. Aufgaben, der gemeinsame Posteingang und die Eigentümerberichte sind so gebaut, dass sie tragen, während ein Team von zwei auf zwanzig Personen wächst — nur die Kopfzahl ändert sich.
Für andere zu verwalten verändert die Anforderungen
Ein Vermieter ist nur sich selbst Rechenschaft schuldig. Eine Hausverwaltung schuldet sie jedem Eigentümer, jeden Monat, schriftlich. Diese eine Tatsache bestimmt das meiste, was diese Software leisten muss: jeden Euro dem richtigen Objekt zuordnen, die Gebühr jedes Mal gleich berechnen, sie korrekt auf Miteigentümer verteilen und dort zeigen, wo der Eigentümer sie ohne Nachfrage prüfen kann.
Es verändert auch, was ein Fehler kostet. Ein Fehler in den eigenen Büchern ist ärgerlich; ein Fehler in einer Eigentümerabrechnung ist ein Vertrauensproblem, und auf Vertrauen wird der Verwaltervertrag verlängert.
Gebühren als Regel, nicht als Zahl
Die häufigste Quelle für Streit mit Eigentümern ist eine Gebühr, die willkürlich wirkt. Ein Prozentsatz der Bruttoeinnahmen oder der Einnahmen nach bestimmten Kosten (was immer der Vertrag sagt), auf jedem Objekt und in jeder Periode gleich angewendet, beendet die Diskussion, weil jeder den Betrag nachrechnen kann.
Die Eigentümeraufteilung regelt darüber das Miteigentum: Ein Objekt im Verhältnis 60/40 verteilt Einnahmen, Kosten und Gebühr nach diesen Anteilen ohne monatliche Rechnung.
Wachsen ohne zusätzliches Personal
Die Grenze einer kleinen Verwaltung ist selten die Nachfrage, sondern wie viele Objekte eine Person im Kopf behalten kann. Schlecht skaliert die Handarbeit: Buchungen neu eingeben, Reinigungen hinterhertelefonieren, Abrechnungen zusammenstellen, die Frage „Wie lief der letzte Monat?“ beantworten.
Für jedes davon gibt es eine systematische Antwort: Aufenthalte, die sich selbst buchen, Aufgaben, die sich selbst anlegen, Abrechnungen als Ansicht des Hauptbuchs und ein Portal, das die Standardfragen beantwortet.
Ein System für alle Objektarten
Verwaltungen behalten selten eine Form. Ein Bestand aus Langzeitmieten bekommt eine Ferienwohnung dazu; ein Ferienvermietungsbetrieb übernimmt ein Haus. The Property Tool deckt Langzeitvermietung, Kurzaufenthalte und WEG-Verwaltung in einem Konto ab, pro Organisation zuschaltbar.
Das zählt geschäftlich: Ein Objekt außerhalb Ihrer üblichen Form anzunehmen sollte kein zweites Abonnement und keinen zweiten Arbeitsablauf verlangen.
Einen neuen Eigentümer und seine Objekte aufnehmen
Jeder neue Eigentümer bringt einen Vertrag, eine Gebührenvereinbarung, Bankdaten und ein oder mehrere Objekte mit. Wird jedes davon anders eingerichtet, zeigen sich die Fehler Monate später als bestrittene Abrechnung.
Eigentümer, Objekt, Eigentumsanteil und Gebührenregel einmal einzurichten bedeutet, dass jede spätere Abrechnung gleich berechnet wird.
Fremdgelder: das Geld der Eigentümer getrennt halten
Eine Verwaltung hält Geld, das ihr nicht gehört: für Eigentümer eingezogene Mieten, Kautionen und Rücklagen für Reparaturen. Es mit den eigenen Einnahmen zu vermischen ist in vielen Ländern ein Compliance-Risiko und überall ein Buchhaltungsproblem.
Hauptbücher pro Objekt halten das Geld jedes Eigentümers nachvollziehbar. Prüfen Sie die Regeln in Ihrem Land, etwa zu Treuhand- und Kautionskonten, denn die Anforderungen unterscheiden sich.
Handwerker, Aufträge und Freigabegrenzen
Eine Verwaltung arbeitet für viele Objekte mit denselben Installateuren, Reinigungsfirmen und Elektrikern. Ohne Aufzeichnung weiß niemand, wer was gemacht hat, was es gekostet hat und ob der Eigentümer zugestimmt hat. Die Instandhaltung verknüpft jeden Auftrag und seine Kosten mit dem Objekt und der Eigentümerabrechnung.
Gebühren und Jahresabschluss
Die Verwaltung verdient an Verwaltungsgebühren und manchmal an Vermietungs- oder Einrichtungsgebühren. Eigentümer wollen jede davon sehen, immer gleich berechnet, und die Unterlagen zum Jahresende müssen dazu passen. Mit dem Datenexport bekommt Ihr Steuerberater die Zahlen pro Objekt und Eigentümer in einem Standardformat.
Häufige Fragen
Sieht jeder Eigentümer nur seine eigenen Objekte?
Ja. Eigentümerzugänge sind auf ihre Objekte, ihren Anteil und ihre Abrechnungen beschränkt, sonst nichts.
Wie werden Verwaltungsgebühren über viele Eigentümer gehandhabt?
Als Regel pro Objekt, in jeder Periode angewendet. Verschiedene Eigentümer können verschiedene Prozentsätze haben, ohne dass jemand von Hand nachrechnet.
Können mehrere Mitarbeiter ein Konto nutzen?
Ja, mit Rollen. Der Inhaber der Organisation bestimmt, wer was sehen und ändern darf.
Unterstützen Sie WEG-Verwaltung?
Ja. Gebäude mit Wohnungseigentümern, Verteilerschlüsseln, Eigentümerversammlungen und Rücklagen sind ein eigener Modus neben der Vermietung; siehe WEG-Verwaltungssoftware.
Was passiert ab 100 Einheiten?
Der Preis pro Einheit sinkt ab Einheit 101 auf 1 €. Die vollständige Staffel steht auf der Preisseite.
Können Eigentümer unterschiedliche Gebührenvereinbarungen haben?
Ja. Die Gebühr ist eine Regel pro Objekt oder Eigentümer: Einer zahlt einen Prozentsatz der Miete, ein anderer eine Pauschale, jeweils in jeder Periode gleich berechnet.
Wie wechsle ich von einem anderen System?
Exportieren Sie Objekte, Eigentümer, Mieter, Verträge und offene Aufträge und stellen Sie zu Beginn einer Periode um.