Eine Finanzbuchhaltung unterstellt ein Unternehmen; Sie führen Dutzende
Handelsübliche Buchhaltungspakete sind um einen einzigen Kontenrahmen herum gebaut. Ein Immobilienportfolio ist kein einzelnes Unternehmen: Es ist ein Satz Bücher je Objekt, darunter häufig einer je Eigentümer, und eine Verwaltung, die über alle hinweg ihren Anteil nimmt. Presst man das in eine Finanzbuchhaltung, findet die Aufteilung außerhalb der Software statt — in einer Tabelle, die sonst niemand prüfen kann.
Im Moment buchen statt nachträglich kategorisieren
Eine Ausgabe gehört zu einem Objekt, wenn sie anfällt, nicht wenn sechs Wochen später jemand eine Bankzeile beschriftet. Weil Buchungen, Mieten und erfasste Kosten das Objekt bereits mitführen, ist die Buchhaltungsebene keine monatliche Rekonstruktion mehr, sondern eine Auswertung von Daten, die am selben Tag schon stimmten.
Die Zahl, die der Eigentümer selbst prüfen kann
Jede von Hand eingetragene Gebühr wird irgendwann hinterfragt. Als Regel formuliert — ein Anteil an einer definierten Basis, in jeder Periode gleich angewandt — ist der Betrag keine Vertrauensfrage mehr, sondern anhand derselben Zeilen nachvollziehbar, die auch Sie vor sich haben.
Wo ein Portfolio eine allgemeine Buchhaltung sprengt
Der Bruchpunkt ist selten die Menge, sondern die Dimension. Eine Zahlung von einem Bankkonto kann gleichzeitig zu vier Objekten und drei Eigentümern gehören, und ein Kontenrahmen ohne Begriff von „Objekt“ oder „Eigentümer“ kann das nicht abbilden. Also wandert die Zuordnung in eine Tabelle, und ab dann sind Buchhaltung und Abrechnungen zwei Dokumente, die von Hand gleichgehalten werden.
Geben Sie jeder Zeile von Anfang an ein Objekt und einen Eigentümer, und die Zuordnung ist schon erledigt. Die Eigentümeraufteilung teilt ein Objekt im Miteigentum automatisch nach Anteilen.
Abstimmung als Bestätigung, nicht als Rekonstruktion
Einen Bankfeed mit einem Portfolio abzustimmen ist der Punkt, an dem allgemeine Tools aufhören: ein Feed, Dutzende Ziele. Wenn jede Transaktion schon weiß, wohin sie gehört, ist die Monatsarbeit das Bestätigen einer Zuordnung statt ihres Nachbaus, in Minuten statt an einem Abend.
Heraus kommt ein Bericht pro Objekt und über das Portfolio, aus denselben Daten, die der Betrieb den ganzen Monat geschrieben hat.
Januar ist ein Bericht oder ein Projekt, entschieden wird im März
Der Jahresabschluss fragt nie, was das Portfolio eingenommen hat. Er fragt, was dieser Eigentümer erhalten hat, abzüglich welcher Kosten, für genau welchen Zeitraum. Ordnen Sie Einnahmen und Kosten laufend einem Eigentümer zu, ist das eine Abfrage. Tun Sie es im Januar aus einem Jahr Bankzeilen, sind es zwei Wochen Arbeit, in denen Dinge verloren gehen. Der Datenexport gibt Ihrem Steuerberater eine Datei statt eines Anhangsstapels.
Fremdgelder, getrennt und nachweisbar
Verwalter, die Kautionen oder Mieten für andere halten, halten in der Regel Fremdgelder, die erkennbar und getrennt vom eigenen Geld bleiben müssen. Wie auch immer Ihr Land das nennt, die Anforderung ist dieselbe: Sie können jederzeit sagen, was gehalten wird und für wen.
Immobilienbuchhaltung oder allgemeine Buchhaltungssoftware
Eine allgemeine Buchhaltungssoftware, gebaut für ein Unternehmen mit einem Inhaber und einem Kontenrahmen, erfasst Einnahmen und Ausgaben problemlos. Was sie nicht von sich aus kann: wissen, dass diese Ausgabe zu Einheit 4B und jenem Eigentümer gehört, jene aber zu einem anderen Objekt mit anderem Gebührensatz. Jedes Verwaltungssystem auf allgemeiner Buchhaltungssoftware baut diese Aufteilung mit Kostenstellen oder einer zweiten Tabelle nach.
Immobilienbuchhaltung beginnt von der anderen Seite: Objekt und Eigentümer sind vollwertige Felder jeder Transaktion, kein nachträgliches Etikett. Das ist in der Praxis der ganze Unterschied.
Häufige Fragen
Ersetzt das die Software meines Steuerberaters?
Nein, es ist die Ebene darunter. Es führt die Bücher pro Objekt und Eigentümer, für die eine allgemeine Buchhaltung keine Form hat, und exportiert saubere Zahlen für Ihren Steuerberater.
Ein Objekt mit mehreren Eigentümern?
Ja. Einnahmen, Kosten und Gebühr werden automatisch nach Anteilen verteilt; siehe Eigentümeraufteilung.
Wie wird die Verwaltungsgebühr berechnet?
Als Anteil einer von Ihnen definierten Basis (Bruttoeinnahmen oder Einnahmen nach bestimmten Kosten), in jeder Periode gleich angewendet und auf jeder Abrechnung ausgewiesen.
Sehen Eigentümer die Einzelzeilen oder nur eine Summe?
Die Einzelzeilen. Jeder Eigentümer hat über das Eigentümerportal einen Zugang zu seinen Objekten, mit einer Abrechnung aus demselben Hauptbuch.
Und Objekte in verschiedenen Währungen?
Sie bleiben in ihrer Währung, mit Mehrwährungsformatierung, damit eine Abrechnung überall korrekt liest.
Komme ich an die Rohdaten?
Jederzeit, in einem Standardformat; siehe Datenexport.