Een gebouw is geen huurpand met meer huurders
Verhuursoftware gaat ervan uit dat inkomsten en kosten bij één pand met één eigenaar horen. Een gebouw onder een syndicus of VvE heeft geen van beide: er is geen huur te innen, er zijn tientallen mede-eigenaars in plaats van één, en de kosten (het dak, de lift, de traphal) horen bij het hele gebouw, niet bij één kavel. The Property Tool behandelt dit als een eigen modus in plaats van een verhuurmodel op te rekken tot het past.
Gemeenschappelijke kosten, verdeeld zoals de basisakte het zegt
Elke mede-eigenaar bezit een aandeel in het gebouw, en elke gemeenschappelijke kost wordt automatisch volgens datzelfde aandeel verdeeld. Een liftherstelling wordt verdeeld zoals de dakvernieuwing vorig jaar, zonder dat een aparte spreadsheet bij elke factuur de verdeeltabel opnieuw moet nabouwen.
Een reservefonds dat een reservefonds blijft
Geld dat opzij wordt gezet voor toekomstige grote werken moet zichtbaar gescheiden blijven van de werkingskosten van dit jaar, omdat mede-eigenaars dat willen zien en omdat de regels voor mede-eigendom het meestal vereisen. Het saldo van het reservefonds wordt apart gevolgd, niet weggestopt in één bedrag dat verbergt hoeveel er echt beschikbaar is voor de volgende grote herstelling.
Waar gewone verhuursoftware vastloopt
Een beheertool gebouwd rond huurders en huur heeft geen veld voor "aandeel in de gemene delen" en geen begrip van een kost die bij het gebouw hoort in plaats van bij één kavel. Syndici die gebouwen met zulke software beheren, houden de verdeeltabel, de berekeningen en het reservekapitaal uiteindelijk in een parallelle spreadsheet bij, precies het handmatige afstemmen dat de rest van dit platform wil wegnemen.
Hier is een gebouw een eigen modus: kavels met hun aandelen, mede-eigenaars, verdeelsleutels, fondsen, algemene vergaderingen en contracten, in hetzelfde account als eventuele verhuurportefeuilles. Eigenaarsverdeling is het mechanisme eronder, of het nu gaat om een woning die 60/40 gedeeld wordt of om een gebouw met veertig kavels.
Verdeelsleutels, niet één percentage
Een gebouw verdeelt zelden elke kost op dezelfde manier. De algemene sleutel volgt de aandelen uit de basisakte, maar de lift wordt misschien alleen gedeeld door de verdiepingen die hij bedient, de verwarming volgens meters of oppervlakte, en het garageblok alleen door de garage-eigenaars. Elke uitgave wordt op haar sleutel geboekt en valt terug op de algemene sleutel als er geen is ingesteld.
Bedragen worden tot op de cent verdeeld en tellen altijd op tot de factuur, zodat geen afrekening een cent naast het totaal zit en niemand een afrondingsverschil op de algemene vergadering moet uitleggen.
Provisies, oproepen tot betaling en afrekeningen per mede-eigenaar
Een VME of VvE int geen huur; ze roept fondsen op. Mede-eigenaars betalen provisies via periodieke oproepen voor het werkkapitaal, plus hun bijdrage aan het reservekapitaal, elk verdeeld volgens de juiste sleutel.
Op het einde van de periode krijgt elke mede-eigenaar een afrekening die zijn aandeel in elke uitgave afzet tegen de betaalde provisies: een saldo te betalen of een tegoed dat wordt overgedragen. Ze komt uit hetzelfde grootboek als de oproepen, zodat afrekening en bankrekening geen verschillende verhalen kunnen vertellen.
Werkkapitaal en reservekapitaal, gescheiden
Geld voor de dagelijkse werking en geld opzij gezet voor toekomstige werken zijn twee fondsen, met elk hun bijdragen en hun saldo, nooit vermengd in één bedrag. Mede-eigenaars willen beide zien, en de wet vraagt het reservekapitaal. In België moet de vereniging van mede-eigenaars, zodra de gemene delen vijf jaar oud zijn, jaarlijks minstens 5% van de gewone gemeenschappelijke lasten van het vorige boekjaar aan het reservekapitaal toevoegen, tenzij de algemene vergadering met een vierdevijfdemeerderheid anders beslist (art. 3.86 §3 BW).
Budget tegenover werkelijk wordt per fonds gerapporteerd, zodat de raad van mede-eigendom voor de algemene vergadering ziet of de provisies het jaar nog dekken en of het reservekapitaal zal volstaan voor het dak dat eraan komt.
Algemene vergaderingen en gewogen stemmen
De vergadermodule begeleidt de algemene vergadering van oproeping tot notulen: de agenda met de meerderheid die elk punt vraagt, aanwezigheden en volmachten, een controle van het quorum op basis van de aanwezige aandelen, en stemmen gewogen volgens de aandelen van elke mede-eigenaar. De meerderheden zijn absolute meerderheid, twee derde, vier vijfde en eenparigheid, en onthoudingen tellen niet als uitgebrachte stemmen, zoals het Burgerlijk Wetboek voorschrijft.
Het quorum is bereikt wanneer meer dan de helft van de mede-eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd is en zij samen minstens de helft van de aandelen hebben, of wanneer de aanwezigen meer dan drie vierde van de aandelen hebben. Zolang de stemming loopt, kunnen mede-eigenaars vanuit hun eigen portaal stemmen, en de uitslag wordt berekend terwijl de stemmen binnenkomen. De notulen worden uit hetzelfde dossier opgesteld en bij het gebouw gearchiveerd.
Leveranciers, contracten en onderhoud van het gebouw
Een gebouw draait op terugkerende contracten: liftonderhoud, schoonmaak van de gemene delen, verzekering, ketelonderhoud. Elk contract wordt bijgehouden met leverancier, kost en vervaldatum, zodat het opnieuw onderhandeld wordt voor het zich stilzwijgend verlengt.
Eenmalige werken lopen via onderhoud: de opdracht, de goedgekeurde offerte en de factuur hangen aan het gebouw, en de kost wordt op het juiste fonds geboekt en volgens de juiste sleutel verdeeld.
Wat een mede-eigenaar echt wil nakijken
Mede-eigenaars stellen in elk gebouw dezelfde vragen: wat moet ik betalen, wat staat er nu in het reservekapitaal, wat is er op de laatste vergadering beslist, en mag ik de factuur achter die herstelling zien. Een portaal per mede-eigenaar beantwoordt ze allemaal, met de documenten van de mede-eigendom in één gedeeld archief, zonder dat een lid van de raad de vragen per e-mail moet beantwoorden.
Syndicusgebouwen en verhuurportefeuilles in één account
Veel syndici beheren ook verhuur, en veel verhuurbeheerders nemen een gebouw aan. Hier staan beide in één account, per organisatie aan te zetten, zodat een gebouw erbij nemen geen tweede abonnement, tweede login en tweede werkwijze betekent. De prijs per kavel staat op de prijzenpagina.
Veelgestelde vragen
Beheert het algemene vergaderingen en stemmingen?
Ja. De vergadermodule dekt oproeping en agenda, aanwezigheden en volmachten, de quorumcontrole, stemmen gewogen volgens aandelen met absolute meerderheid, twee derde, vier vijfde en eenparigheid, online stemmen vanuit het portaal van de mede-eigenaar, en de notulen.
Hoe worden gemeenschappelijke kosten verdeeld?
Via verdeelsleutels. De algemene sleutel volgt de aandelen uit de basisakte, en specifieke sleutels dekken kosten die maar enkele kavels delen, zoals een lift of een garageblok. Elke uitgave wordt tot op de cent volgens haar sleutel verdeeld.
Worden werkkapitaal en reservekapitaal apart gehouden?
Ja. Elk fonds heeft zijn eigen oproepen, bijdragen en saldo, en budget tegenover werkelijk wordt per fonds gerapporteerd.
Volgt het de Belgische regels voor mede-eigendom?
De vergaderregels volgen het Burgerlijk Wetboek: de quorumtoets, de meerderheden en onthoudingen die niet als uitgebrachte stem tellen. Voor een VvE in Nederland stel je per agendapunt de vereiste meerderheid in en toets je die aan het splitsingsreglement.
Kunnen mede-eigenaars online stemmen?
Ja, vanuit hun eigen portaal zolang de stemming over een punt openstaat. Hun stem weegt volgens hun aandelen, net als elke andere.
Kan een kantoor syndicusgebouwen en verhuurpanden in hetzelfde account beheren?
Ja. Syndicus- en mede-eigendomswerk staat naast vakantieverhuur en langdurige verhuur in één account, per organisatie aan te zetten.
Krijgen mede-eigenaars een eigen login?
Ja, beperkt tot hun eigen kavel en aandeel: oproepen, afrekeningen, het saldo van het reservekapitaal, vergaderdocumenten en de facturen achter gemeenschappelijke kosten.
Wat kost het?
€0,90 per kavel per maand, zonder opstartkosten. Zie de prijzenpagina.