Een gewone boekhouding gaat uit van één bedrijf; jij runt er tientallen
Standaard boekhoudpakketten zijn opgebouwd rond één rekeningschema. Een vastgoedportefeuille is geen enkel bedrijf: het is één set boeken per pand, vaak één per eigenaar daaronder, en een beheerkantoor dat over alles zijn deel neemt. Wring dat in een gewone boekhouding en de verdeling gebeurt buiten de software, in een spreadsheet die niemand anders kan controleren.
Boeken op het moment zelf, niet achteraf categoriseren
Een kost hoort bij een pand op het moment dat hij gemaakt wordt, niet zes weken later wanneer iemand een bankregel een label geeft. Omdat boekingen, huur en geregistreerde kosten het pand al bij zich dragen, is de boekhoudlaag geen maandelijkse reconstructie meer maar een blik op gegevens die die dag al klopten.
Het cijfer dat de eigenaar zelf kan nakijken
Elke fee die iemand intikt, wordt ooit betwist. Als regel geformuleerd — een aandeel van een vastgelegde basis, elke periode identiek toegepast — is het bedrag geen kwestie van vertrouwen meer, maar iets dat een eigenaar kan natrekken op dezelfde regels die jij voor je hebt.
Waar een portefeuille een gewoon grootboek breekt
Het breekpunt is zelden volume; het zijn dimensies. Eén betaling van één bankrekening kan tegelijk bij vier panden en drie eigenaars horen, en een rekeningstelsel zonder begrip van "pand" of "eigenaar" kan dat niet dragen. Dus verhuist de toewijzing naar een spreadsheet, en vanaf dan zijn de boeken en de afrekeningen twee documenten die met de hand gelijk gehouden worden.
Geef elke regel vanaf het begin een pand en een eigenaar en de toewijzing is al gedaan. Eigenaarsverdeling verdeelt een pand in mede-eigendom automatisch volgens aandeel.
Afstemming als bevestiging, niet als reconstructie
Een bankfeed afstemmen met een portefeuille is waar algemene tools vastlopen: één feed, tientallen bestemmingen. Als elke transactie al weet waar ze hoort, is het maandwerk een overeenkomst bevestigen in plaats van ze uit een afschrift te herbouwen, en duurt het minuten in plaats van een avond.
Wat eruit komt is een rapport per pand en over de portefeuille, uit dezelfde gegevens die de operationele kant de hele maand heeft geschreven.
Januari is een rapport of een project, en dat beslis je in maart
De jaarafsluiting vraagt nooit wat de portefeuille geïnd heeft. Ze vraagt wat deze eigenaar ontving, na welke kosten, over welke data precies. Wijs inkomsten en kosten toe op het moment dat ze binnenkomen en dat is een zoekopdracht. Doe het in januari uit een jaar bankregels en het is twee weken werk waarin dingen vergeten worden.
Data-export geeft je boekhouder een bestand in plaats van een draad bijlagen.
Gelden van klanten, apart en aantoonbaar apart
Beheerders die waarborgen of huur voor anderen bijhouden, beheren meestal derdengelden onder regels die vereisen dat ze herkenbaar en gescheiden blijven van het geld van het kantoor. Hoe je land het ook noemt, de onderliggende eis is dezelfde: op elk moment kun je zeggen wat er bijgehouden wordt en voor wie.
Vastgoedboekhouding tegenover algemene boekhoudsoftware
Een algemeen boekhoudpakket, gebouwd voor één bedrijf met één eigenaar, registreert vlot inkomsten en kosten. Wat het niet uit zichzelf doet, is weten dat deze kost bij unit 4B en die eigenaar hoort, terwijl die andere bij een ander pand verderop hoort met een ander vergoedingspercentage. Elk beheersysteem bovenop algemene boekhoudsoftware bouwt die opsplitsing opnieuw na met labels of een tweede spreadsheet.
Vastgoedboekhouding vertrekt uit de andere richting: pand en eigenaar zijn volwaardige velden op elke transactie, geen label achteraf. Dat is in de praktijk het hele verschil.
Veelgestelde vragen
Vervangt dit de software van mijn boekhouder?
Nee, het is de laag eronder. Het houdt de boeken per pand en per eigenaar bij waarvoor een algemeen grootboek geen vorm heeft, en exporteert nette cijfers waarmee je boekhouder werkt.
Kan het één pand met meerdere eigenaars aan?
Ja. Inkomsten, kosten en de vergoeding worden automatisch per aandeel verdeeld; zie eigenaarsverdeling.
Hoe wordt de beheervergoeding berekend?
Als aandeel van een basis die jij bepaalt (bruto-inkomsten, of inkomsten na bepaalde kosten), elke periode op dezelfde manier toegepast en op elke afrekening getoond.
Zien eigenaars de onderliggende regels of alleen een totaal?
De regels. Elke eigenaar krijgt een login voor de eigen panden via het eigenaarsportaal, met de afrekening uit hetzelfde grootboek.
En panden in verschillende valuta?
Die blijven in de valuta waarin ze werken, met opmaak voor meerdere valuta zodat een afrekening overal correct leest.
Kan ik de ruwe gegevens eruit halen?
Op elk moment, in een standaardformaat; zie data-export.