Meergezinswoningen betekenen veel eenheden, één gebouw
Een meergezinsportefeuille concentreert wisselingen en onderhoud op minder adressen maar veel meer eenheden een gebouw met 40 eenheden genereert meer meldingen per week dan 40 verspreide eengezinswoningen ooit zouden doen. The Property Tool is gebouwd voor die dichtheid: elke eenheid in een gebouw heeft zijn eigen huurder, huurcontract en onderhoudshistoriek, zonder het gebouwoverzicht te verliezen dat een beheerder nodig heeft.
Wisselingen en onderhoud tot op eenheidsniveau
Een verhuizing uit eenheid 4B en een werkorder in eenheid 2A zijn verschillende gebeurtenissen die allebei gevolgd moeten worden zonder door elkaar te lopen. Onderhoudsmeldingen en wisseltaken leven op de specifieke eenheid waartoe ze behoren, met hun eigen status en historiek, zodat een druk gebouw geen ongedifferentieerde wachtrij wordt.
Rapportage die oprolt per gebouw of per eigenaar
Eigenaarsafrekeningen kunnen één gebouw samenvatten, of alle gebouwen van een bepaalde eigenaar optellen, vanuit dezelfde onderliggende gegevens dus of je nu rapporteert over één pand of een hele portefeuille, de cijfers komen uit één systeem in plaats van elke periode per gebouw opnieuw samengesteld te worden.
Dichtheid verandert het onderhoudsprofiel
Een gebouw met veertig units levert per week meer meldingen op dan veertig verspreide woningen, maar elke melding is goedkoper af te handelen: de aannemer is al ter plaatse, de onderdelen zijn dezelfde en één bezoek kan meerdere meldingen sluiten. Het doel is dus bundelen in plaats van rondrijden: werk groeperen zodat één bezoek een hele lijst afwerkt.
Opgevolgde onderhoudstaken met een status en een verantwoordelijke maken dat mogelijk; een melding die alleen in een telefoontje bestaat, kun je met niets bundelen.
Wissels tussen huurders
Leegstand in een gebouw met meerdere units is een planningsprobleem met een deadline: schoonmaken, herstellen, keuren, opnieuw verhuren. Elke dag tussen twee huurders is inkomen dat niet terugkomt, en het werk is voorspelbaar genoeg om er een sjabloon van te maken.
De kalender toont de bezetting van alle units tegelijk, zodat een reeks aflopende contracten zichtbaar is voor het een reeks lege appartementen wordt, en het bijbehorende werk als taken wordt aangemaakt in plaats van onthouden.
Gedeelde kosten en gedeelde gebouwen
Gebouwen hebben kosten die bij het gebouw horen in plaats van bij één unit: de lift, de traphal, het dak. Is het gebouw in mede-eigendom of wordt het door een syndicus beheerd, dan moeten die kosten ook volgens aandeel verdeeld worden, precies het soort maandelijks rekenwerk dat in een spreadsheet fout loopt.
The Property Tool ondersteunt syndicus- en VvE-beheer naast verhuur, met eigenaarsverdeling die elk aandeel automatisch op inkomsten, kosten en vergoedingen toepast.
Huurders in volume
Veertig huurcontracten betekent veertig reeksen data, waarborgen en documenten. Huurdersbeheer houdt elk contract bij zijn unit, zodat aflopende contracten niet op grote schaal ongemerkt doorlopen.
Contractcycli, verlengingen en leegstand die je ziet aankomen
In een appartementsgebouw lopen contracten niet willekeurig af; ze clusteren rond de maanden waarin mensen verhuizen. Als twintig contracten in dezelfde twee maanden eindigen, pieken leegstandsrisico, schoonmaakcapaciteit en onderhoudsvensters samen. Alle einddata in één lijst laat je verlengingen vroeg starten en looptijden bewust spreiden.
Contract- en documentopvolging houdt de ondertekende documenten bij de unit waar ze bij horen.
Huurinning over tientallen units
Huur met de hand najagen schaalt niet voorbij een handvol units. Online betalingen worden automatisch aan de juiste unit en huurder geboekt, zodat de vraag op het einde van de maand is wie niet betaald heeft in plaats van wie wat betaalde.
Huurinning laat zien hoe betalingen in het grootboek van de unit en op de eigenaarsafrekening terechtkomen zonder tweede invoer.
Rapportage voor eigenaars en beleggers van een gebouw
Appartementsgebouwen zijn vaak van één belegger of een kleine groep, en die verwachten cijfers per gebouw en per unit: geïnde huur, achterstallen, kosten en netto-inkomsten. Afrekeningen uit hetzelfde grootboek als de huur en de herstellingen hoeven niet elke maand opnieuw opgebouwd te worden; zie eigenaarsafrekeningen.
Veelgestelde vragen
Kan ik het hele gebouw in één keer zien?
Ja. De bezetting van alle units staat in een kalender voor de hele portefeuille, en ook per unit.
Hoe worden kosten op gebouwniveau behandeld?
Ze worden op het pand geboekt en volgens eigendomsaandeel verdeeld als het gebouw in mede-eigendom is.
Ondersteunen jullie syndicus- of VvE-beheer?
Ja, als modus naast verhuur: gedeelde gebouwen, mede-eigenaars, verdeelsleutels, algemene vergaderingen en reservefondsen.
Is er een prijs per unit?
Ja: €2 per unit per maand, €1,50 vanaf unit 26 en €1 vanaf unit 101, met de eerste 2 units gratis. Zie de prijzen.
Kan ik sommige units kort verhuren?
Ja, in dezelfde kalender en hetzelfde grootboek.
Kan ik zien welke contracten in dezelfde maand aflopen?
Ja. Einddata worden per unit opgevolgd, zodat je clusters ziet en verlengingen kunt starten of looptijden spreiden voor de leegstand oploopt.
Heeft elke unit een eigen grootboek?
Ja. Huur, waarborgen en kosten worden op de unit geboekt en tellen op tot het gebouw en de eigenaar, zodat je op elk niveau kunt rapporteren.