Collectif veut dire beaucoup de lots, un seul immeuble
Un portefeuille collectif concentre les rotations et la maintenance sur moins d'adresses mais beaucoup plus de lots un immeuble de 40 lots génère plus de demandes par semaine que 40 maisons individuelles dispersées n'en généreront jamais. The Property Tool est conçu pour cette densité : chaque lot d'un immeuble a son propre locataire, son propre bail et son propre historique de maintenance, sans perdre la vue d'ensemble à l'échelle de l'immeuble dont un gestionnaire a besoin.
Rotations et maintenance au niveau du lot
Un départ au lot 4B et un ordre de travail au lot 2A sont deux événements distincts qui doivent être suivis sans se mélanger. Les demandes de maintenance et les tâches de rotation vivent sur le lot précis auquel elles appartiennent, avec leur propre statut et leur propre historique, pour qu'un immeuble très actif ne devienne pas une seule file indifférenciée.
Un reporting agrégé par immeuble ou par propriétaire
Les relevés propriétaires peuvent résumer un seul immeuble, ou agréger tous les immeubles détenus par un propriétaire donné, à partir des mêmes données de base que vous rapportiez sur un seul bien ou sur tout un portefeuille, les chiffres viennent d'un seul système au lieu d'être reconstitués immeuble par immeuble à chaque période.
La densité change le profil de maintenance
Un immeuble de quarante logements génère plus de demandes par semaine que quarante maisons dispersées, mais chacune coûte moins cher à traiter : l’artisan est déjà sur place, les pièces sont les mêmes et une visite peut clore plusieurs demandes. L’objectif est donc de regrouper plutôt que de faire la tournée.
Des tâches de maintenance suivies, avec un statut et une personne assignée, rendent cela possible ; une demande qui n’existe que dans un appel téléphonique ne se regroupe avec rien.
La remise en location entre deux locataires
La vacance dans un immeuble est un problème de planning avec une échéance : nettoyer, réparer, contrôler, relouer. Chaque jour entre deux locataires est un revenu perdu, et le travail est assez prévisible pour être standardisé.
Le calendrier montre l’occupation de tous les logements à la fois, pour qu’une série de fins de bail soit visible avant de devenir une série d’appartements vides, et que le travail associé soit créé en tâches plutôt que mémorisé.
Charges communes et immeubles partagés
Un immeuble a des charges qui appartiennent à l’immeuble et non à un logement : l’ascenseur, la cage d’escalier, la toiture. S’il est en copropriété ou géré par un syndic, ces charges doivent en plus être réparties par quote-part, exactement le genre de calcul mensuel qui dérape dans un tableur.
The Property Tool gère le syndic de copropriété à côté de la location, avec la répartition entre propriétaires qui applique chaque quote-part automatiquement.
Des locataires en nombre
Quarante baux, ce sont quarante séries de dates, de dépôts et de documents. La gestion des locataires rattache chacun à son logement, pour que les échéances ne se transforment pas en reconductions involontaires à grande échelle.
Cycles de baux, renouvellements et vacance prévisible
Dans un immeuble, les baux n’expirent pas au hasard ; ils se concentrent sur les mois où les gens déménagent. Si vingt baux se terminent sur les deux mêmes mois, risque de vacance, capacité de ménage et créneaux de travaux culminent ensemble. Voir toutes les dates de fin dans une liste permet de lancer les renouvellements tôt et d’étaler les échéances.
Le suivi des baux et documents garde les documents signés rattachés au logement concerné.
L’encaissement des loyers sur des dizaines de logements
Relancer les loyers à la main ne tient pas au-delà de quelques logements. Les paiements en ligne s’imputent automatiquement au bon logement et au bon locataire : en fin de mois, la question devient qui n’a pas payé plutôt que qui a payé quoi. L’encaissement des loyers montre comment les paiements arrivent dans le grand livre et sur le relevé propriétaire sans deuxième saisie.
Un reporting par immeuble pour les propriétaires et investisseurs
Les immeubles appartiennent souvent à un investisseur ou à un petit groupe qui attend des chiffres par immeuble et par logement : loyers encaissés, impayés, charges et revenu net. Des relevés issus du même grand livre que les loyers et les travaux n’ont pas à être reconstruits chaque mois.
Questions fréquentes
Puis-je voir tout l’immeuble d’un coup ?
Oui, l’occupation de tous les logements dans un calendrier global, et aussi logement par logement.
Comment sont gérées les charges de l’immeuble ?
Elles sont imputées au bien et réparties par quote-part quand l’immeuble est en copropriété.
Gérez-vous les copropriétés ?
Oui, comme un mode à côté de la location : immeubles partagés, copropriétaires, clés de répartition, assemblées générales et fonds de réserve.
Y a-t-il un prix par logement ?
Oui : 2 € par lot et par mois, 1,50 € à partir du 26e et 1 € à partir du 101e, les 2 premiers lots étant gratuits. Voir les tarifs.
Puis-je louer certains logements en courte durée ?
Oui, dans le même calendrier et le même grand livre.
Puis-je voir quels baux se terminent le même mois ?
Oui. Les dates de fin sont suivies par logement, pour repérer les concentrations et lancer les renouvellements ou étaler les échéances avant que la vacance ne s’installe.
Chaque logement a-t-il son propre grand livre ?
Oui. Loyers, dépôts et charges s’imputent au logement et se cumulent par immeuble et par propriétaire, pour un reporting au niveau voulu.